Skanowanie • OCR • archiwa
Skanowanie i digitalizacja dokumentacji budowlanej
Zmieniamy dokumenty papierowe, segregatory, mapy i rysunki wielkoformatowe w uporządkowane pliki cyfrowe. Zachowujemy czytelność podpisów, pieczęci i uwag odręcznych, a pliki nazywamy według uzgodnionego schematu.
Cyfrowe archiwum, w którym można znaleźć potrzebny dokument
Digitalizacja to więcej niż samo wykonanie skanu. Przy dużych archiwach liczy się bezpieczne przejęcie materiałów, zachowanie ich kolejności, odpowiednia rozdzielczość, kontrola plików oraz logiczna struktura folderów. Zakres ustalamy przed rozpoczęciem pracy, aby rezultat pasował do sposobu, w jaki dokumentacja będzie później przeglądana i archiwizowana.
Skanujemy dokumenty A4 i A3, materiały zszyte lub przechowywane w segregatorach, a także mapy, plany i rysunki wielkoformatowe. W zależności od potrzeb przygotowujemy pliki PDF, wielostronicowe PDF lub obrazy w uzgodnionym formacie.
Dla jakich materiałów?
Dokumentacja budowlana
Projekty, protokoły, deklaracje, karty materiałowe, instrukcje, dokumenty odbiorowe i korespondencja.
Rysunki wielkoformatowe
Mapy, plany sytuacyjne, schematy, dokumentacja instalacyjna i rysunki A2–A0+.
Archiwa zakładowe
Wieloletnie zbiory instytucji, przedsiębiorstw, wykonawców i zarządców infrastruktury.
Co może obejmować digitalizacja?
- odbiór dokumentacji z biura, budowy lub archiwum
- przygotowanie materiałów do skanowania z zachowaniem kolejności
- skanowanie dokumentów A4 i A3 oraz materiałów wielkoformatowych
- łączenie stron w wielostronicowe pliki PDF
- OCR, czyli rozpoznawanie tekstu w czytelnych dokumentach
- nazewnictwo plików według numerów, tomów, dat lub innych danych
- budowę folderów odpowiadających działom, branżom albo teczkom
- przygotowanie indeksu plików, jeśli został ujęty w zakresie zlecenia
OCR ułatwia wyszukiwanie treści, lecz jego skuteczność zależy od jakości oryginału, kroju pisma, pieczęci i odręcznych dopisków. Elementy wymagające ręcznej interpretacji uzgadniamy osobno.
Jak pracujemy z archiwum?
Inwentaryzacja
Ustalamy liczbę pudeł, segregatorów lub rysunków oraz oczekiwany układ cyfrowy.
Zabezpieczenie kolejności
Oznaczamy partie materiałów i przygotowujemy dokumenty do bezpiecznego skanowania.
Skan i kontrola
Tworzymy pliki, sprawdzamy ich otwieranie, czytelność i zgodność z uzgodnionym schematem.
Przekazanie
Dostarczamy nośnik lub przekazujemy pliki ustalonym kanałem, a papierowe materiały zwracamy.
Najczęstsze pytania
Czy trzeba wyjąć dokumenty z segregatorów przed odbiorem?
Nie. Możemy przejąć całe segregatory, teczki lub pudła i uwzględnić przygotowanie materiałów w zakresie zlecenia.
Czy skanujecie rysunki większe niż A3?
Tak. Digitalizujemy mapy, plany i rysunki w formatach wielkoformatowych, również wtedy, gdy zawierają odręczne poprawki lub pieczęcie.
Jak są nazywane pliki?
Schemat ustalamy przed rozpoczęciem prac. Nazwa może zawierać numer dokumentu, branżę, datę, numer tomu, obiekt albo inne dane wskazane przez zamawiającego.
Czy dokumenty mogą być objęte poufnością?
Tak. Ustalamy sposób przekazania, dostęp do materiałów i kanał zwrotu odpowiednio do wymagań zlecenia oraz obowiązujących uzgodnień poufności.